communication événementielle

La communication événementielle, vecteur principal de message hors-média

Dans le monde des entreprises, quand on parle de promotion, les médias viennent tout de suite à l’esprit. Mais les moyens hors-média comme la communication événementielle apportent autant de résultat que d’originalité pour promouvoir un produit, un service ou une marque.

Qu’est-ce que la communication événementielle ?

C’est une technique de communication qui consiste à créer ou organiser des événements, pour travailler l’image de l’entreprise et son relationnel externe (avec ses clients et partenaires) et interne (avec ses employés).

Le principal objectif de l’événementiel d’entreprise est la promotion de sa marque, de ses produits ou de ses services. Selon l’objectif, il peut revêtir un caractère culturel, sportif, ou festif. Par exemple, l’entreprise peut choisir d’organiser :

  • une conférence pour faire valoir sa position de leader et asseoir son expertise dans un domaine particulier ;
  • un salon professionnel pour renforcer sa visibilité
  • des festivalsmatchs sportifs ou rallyes pour faire connaître au grand public un nouveau produit
  • un cocktail pour lancer une marque auprès d’une audience sélectionnée
  • des séminaires, en interne, pour renforcer les liens entre les employés.

Une entreprise peut également profiter d’un événementiel organisé par d’autres par le biais de mécénat, parrainage et autres partenariats pour garantir sa visibilité. C’est un excellent moyen d’éviter le travail fastidieux de l’organisation, à condition de bien se mettre d’accord avec l’organisateur sur le niveau de visibilité recherché.

Quelle que soit la forme, la vocation première de la communication événementielle est de rassembler des personnes pour attirer leur attention sur un point spécifique concernant l’entreprise.

Quel est le rôle du coordinateur événementiel ?

L’organisation de projets événementiels est une tâche minutieuse demandant rigueur et professionnalisme. Le projet doit répondre à un besoin réel de l’entreprise suivant un budget précis et s’adapter au public visé.

Un chef de projet événementiel est désigné pour garantir le bon déroulement de l’organisation suivant le planning et le cahier des charges. En tant que coordinateur événementiel, il doit agir comme un chef d’orchestre que ce soit du côté opérationnel que logistique. Il lui revient aussi de mettre en place une stratégie marketing et communication à appliquer pour l’événementiel.

Le coordinateur événementiel fait le lien entre tous les départements concernés : commercial, marketing, publicité, finance. Il est en contact permanent avec la hiérarchie. Certaines compétences sont ainsi requises pour ce rôle comme l’aisance relationnelle, la rigueur ou l’esprit d’équipe.

Le chargé de projet ne travaille d’ailleurs pas en solo. Selon l’envergure des projets, l’entreprise peut ouvrir ses portes aux autres métiers de la communication événementielle comme le responsable de production qui négocie et contracte les différents prestataires (lieu, traiteur, animation, hôtesses, etc…) ou le chargé des relations publiques dont le rôle est de communiquer auprès de la presse et des autres parties prenantes.

Faire appel à une agence événementielle

Les événements peuvent être organisés en interne. Mais l’organisation d’événements demande un savoir-faire et beaucoup d’expériences pour garantir son succès. Comme l’enjeu est vital pour l’entreprise, il y a eu ces dernières années une réelle avancée sur la professionnalisation de l’activité.

De plus en plus de dirigeants font ainsi appel à une agence de communication ou à un coordinateur événementiel indépendant pour leur confier la conception et l’organisation de l’événement. Des écoles proposent d’ailleurs des cursus de spécialisation permettant de devenir chef de projet événementiel.

Un coordinateur événementiel professionnel vous garantit un gain de temps inégalable car il dispose d’un carnet d’adresse de prestataires de haut niveau avec qui il a déjà établi une relation de confiance ; un travail de qualité dans le respect des délais ; des qualités relationnelles et rédactionnelles pour communiquer sur votre événement ; et un regard externe qui lui permet de vous proposer des concepts innovants.

La communication événementielle, que ce soit dans le milieu industriel, en commerce ou hôtellerie doit intégrer la stratégie de communication de chaque entreprise car la concurrence ne cesse d’innover pour se rapprocher en direct des prospects et l’impact de la visibilité sur la décision d’achat est primordial.

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