La dématérialisation est une technique qui consiste à faire passer des documents papier au format numérique. Elle consiste également en la création directe de documents numériques. Compte tenu de ses nombreux avantages, cette technique est de plus en plus adoptée par les entreprises. Découvrez ici les meilleurs outils de dématérialisation.
La GED : pour une dématérialisation totale
La gestion électronique de documents est l’une des meilleures solutions pour ne pas s’encombrer de papiers. Pour bénéficier des avantages de cette solution, il est préférable de choisir un logiciel spécifique de GED : Lire à ce sujet cet article sur les différences entre la GED et le SAE.
Quels sont les critères pour choisir un logiciel de GED ?
Pour réussir le choix de la GED (Gestion électronique des documents), tenez d’abord compte des besoins de votre entreprise. Cela vous permet de choisir une solution qui convient à votre secteur d’activités et à vos processus métiers. Assurez-vous également que le logiciel de GED choisi est compatible avec votre système d’information.
La compatibilité entre ces deux éléments permet de fiabiliser et d’accélérer le traitement du flux documentaire. Enfin, vérifiez toutes les fonctionnalités du logiciel. Avant de valider votre choix, assurez-vous qu’elles sont utiles à l’entreprise.
Quels sont les avantages de la GED ?
Mettre en place un logiciel de GED permet de réduire les coûts logistiques liés au traitement classique de l’information. La gestion électronique des documents permet également de réduire le temps nécessaire pour traiter les documents. Cela permet d’accroître le temps de productivité des salariés.
De plus, cette solution offre aux clients un accès aux documents qui les concernent. À ce titre, ils peuvent consulter des informations utiles à tout moment et partout. Ils peuvent aussi remplir des formulaires virtuels ou télécharger des pièces justificatives. Par ailleurs, la GED permet aux salariés de votre entreprise d’accéder de façon personnalisée aux informations.
Le SAE : pour une conservation digitale des archives
Les flux documentaires des entreprises s’augmentent au fil du temps. Pour faire face aux obligations légales relatives à la conservation, il est préférable d’opter pour un service d’archivage électronique (SAE). Avec cette solution, vous avez la possibilité de conserver toutes les archives de votre entreprise dans un outil informatique unique. Celles-ci bénéficient d’une connexion sécurisée grâce à des mesures comme :
- le chiffrement ;
- l’adresse IP fixe ;
- l’authentification limitée, etc.
En utilisant un service d’archivage électronique, vous préservez la valeur probante des documents de votre entreprise. De plus, grâce aux fonctionnalités de la solution, vous garantissez la lisibilité des documents. Enfin, le SAE vous permet d’assurer votre protection juridique.